I meeting aziendali sono importanti sotto diversi punti di vista. Possono fare la differenza in termini di formazione, ma anche dal lato del marketing e del consolidamento del team. Possono inoltre aiutare un imprenditore a presentare le sue idee e/o a condividere e trasmettere la sua passione ai suoi dipendenti… Da tutto questo si capisce che organizzare meeting aziendali fai da te non è una cosa da poco: bisogna impegnarsi e fare le scelte giuste. Con questi presupposti, ecco alcuni consigli da non sottovalutare durante la fase organizzativa.
Consiglio n.1 – Serve un bel team e un briefing dettagliato
Un evento aziendale può essere semplice, lungo alcuni giorni o poche ore, allestito in sede o fuoriporta. Potrebbe essere una breve convention, oppure un meeting seguito da una festa o da una cena di gala. Tutto può cambiare in base agli obiettivi e allo scopo dell’evento stesso. Da questo si evince che in alcuni casi non è per niente facile organizzare meeting aziendali fai da te. La maggior parte delle volte non basta prenotare la location e inviare gli inviti per e-mail, ma serve molto di più!
Proprio per questo è consigliabile creare un bel team di collaboratori che possa occuparsi dell’organizzazione dell’evento. Dopodiché sarà importante organizzare un briefing in cui si spiegheranno i propri obiettivi. A quel punto potrà partire un ottimo brainstorming: le idee e le soluzioni più ottimali non mancheranno!
Consiglio n.2 – Il budget: da non sottovalutare per chi deve organizzare meeting aziendali fai da te
Dopo aver messo nero su bianco le idee e dopo aver fatto una bozza della scaletta dell’evento, sarà doveroso calcolare l’entità del budget a disposizione. Solo a quel punto si potrà iniziare a creare un progetto concreto.
Consiglio n.3 – La scelta della location e dei fornitori? Decisamente scrupolosa!
Organizzare meeting aziendali significa anche saper scegliere bene la location e i fornitori. Questa fase andrà portata a termine con estrema attenzione, soprattutto qualora non ci si possa affidare ai professionisti con cui si ha già avuto la possibilità di collaborare. Sarà utile richiedere più preventivi e parlare con i professionisti in questione prima di confermare l’incarico.
Consiglio n.4 – Non dimenticare di creare una checklist
Man mano che si contattano i professionisti e si prendono accordi, si potrà creare una dettagliata checklist. Questa servirà per controllare che sia tutto in ordine qualche settimana prima dell’evento e per fare lo stesso nei giorni precedenti al meeting.
Consiglio n.5 – Per organizzare meeting aziendali fai da te serve un supporto professionale per l’allestimento dell’evento
Molte volte si pensa di poter risparmiare un po’ occupandosi in prima persona dell’allestimento dell’evento. In alcuni casi, però, è meglio non rischiare: soprattutto per i grandi eventi, è utile affidarsi ai professionisti in tutto e per tutto. Questo consentirà di perdere meno tempo e di evitare una grande quantità di stress.
Per quanto riguarda l’impianto audio, l’illuminazione, le riprese e/o la proiezione di video, potrai contare sul team di REC Eventi. Per conquistare un ampio pubblico servono gli strumenti adatti, quelli in grado di raggiungere ogni singolo partecipante, catturando la sua attenzione. Sei d’accordo? Noi di REC Eventi abbiamo tutto ciò che serve per chi desidera organizzare meeting aziendali fai da te di grande impatto e qualità!