Vuoi organizzare un evento aziendale memorabile e divertente, ma anche formativo? Se questo è il tuo obiettivo, allora sei nel posto giusto: noi di REC Eventi siamo dei professionisti del settore che sapranno guidarti nella gestione e realizzazione di questo importante momento di team building.
Grazie a questa breve guida, scoprirai tutto quello di cui hai bisogno per avere il successo che cerchi: segui i nostri consigli e non te ne pentirai!
Tutto quello che devi sapere per organizzare un evento
Per avere successo nell’organizzazione di un evento aziendale, è necessario seguire alcuni semplici passi che sono però importantissimi per garantire la sua buona riuscita. Scopriamoli insieme in questo approfondimento!
Trova l’obiettivo del tuo evento
Il primo passo da compiere consiste nell’individuazione dell’obiettivo dell’evento che vuoi realizzare. L’evento, infatti, è un mezzo e non un fine, e deve sempre avere uno scopo quando viene ideato. Perché, quindi, state organizzando questo meeting?
I motivi, ovviamente, possono essere i più disparati: dal lancio di un nuovo prodotto all’incontro con i clienti, fino ad un momento formativo per tutti i dipendenti… insomma, ogni obiettivo è, in sostanza, la linfa vitale di ogni evento, un leitmotiv che si potrà ritrovare in ogni attività. Di conseguenza, il contenuto dell’evento determina tutti i successivi passi, che sono strettamente connessi a questo.
Il budget per realizzare l’evento
Questo elemento è altrettanto importante, poiché ogni dettaglio che si deciderà è in funzione della capacità di spesa stabilita dal budget. Per gestire nel modo migliore questo aspetto economico, è consigliabile cominciare fin da subito dividere in macrocategorie le principali spese che saranno dedicate all’organizzazione dell’evento. Tra queste si possono includere ad esempio:
- La location, che rappresenta uno degli investimenti principali e deve essere scelta in base a diversi fattori, come la capienza, la posizione e i servizi offerti;
- La parte di food & beverage, che deve essere adeguata alle esigenze dei partecipanti, e va dal catering più semplice ai banchetti più complessi;
- Lo staff e i costi previsti per il personale di supporto, come addetti alla sicurezza, tecnici ed altre figure professionali;
- La comunicazione, che include le spese per la promozione dell’evento, come campagna di marketing, social media e materiali pubblicitari.
- L’attrezzatura tecnica, che include tutti gli strumenti audio e video di qualità, fondamentali per la buona riuscita dell’evento e la creazione di un momento che possa essere ricordato.
Inoltre, è fondamentale ricordarsi di valutare anche il margine di variabilità per il fuori budget, che permette di affrontare tutte le eventuali spese impreviste o aumenti dei costi che possono verificarsi durante l’organizzazione.
L’importanza del target
Avere sempre bene in mente a chi è rivolto l’evento in preparazione è importantissimo per garantire la sua buona riuscita. Per comprenderlo è sempre utile fare riferimento al contenuto stesso di quest’ultimo, che sarà la bussola per orientare la scelta dei partecipanti.
L’ospite, inoltre, deve sempre essere al centro dell’evento, poiché bisogna costantemente ricordare che è il primo motivo del successo di quest’ultimo. Progettare su misura ogni piccolo dettaglio dimostra l’attenzione che viene data alle persone, il vero fulcro di questo momento di condivisione. L’attenzione a tutti i particolari, la gentilezza del personale e l’empatia sono elementi che permettono di far sentire l’ospite parte di qualcosa.
Affidati alle attrezzature migliori
Come anticipato in precedenza, non bisogna mai sottovalutare l’utilizzo della giusta attrezzatura. Quest’ultima è di estrema importanza, sia se l’evento è di persona sia che questo venga trasmesso in live streaming. Infatti, la diretta streaming permette di rendere partecipi anche coloro che per diversi motivi non hanno potuto partecipare fisicamente all’evento, ed è fondamentale che la qualità audio e video sia perfetta per rendere l’evento efficace e professionale.
È possibile, inoltre, coinvolgere i partecipanti sia sul piano cognitivo che emozionale grazie all’utilizzo di strumenti digitali e attività esperienziali che portino alla creazione di una customer experience di qualità. Spettacolarizzando i propri contenuti con attività interattive si stimola la partecipazione degli ospiti, che vedranno questa esperienza impressa nella loro memoria.
Se stai cercando dei professionisti del settore che sappiano aiutarti nell’organizzazione dell’evento aziendale perfetto, allora contattaci subito. Gli esperti di REC Eventi, grazie alla loro comprovata esperienza nel settore, sapranno consigliarti i prodotti più adatti alle tue esigenze e starti accanto passo dopo passo nella riuscita del tuo evento, garantendoti l’utilizzo dei materiali e delle attrezzature della qualità più alta. Sfoglia il nostro catalogo per scoprire tutti i servizi che offriamo e chiedi subito un preventivo gratuito