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Come organizzare un evento aziendale in 5 step

Come organizzare un evento aziendale in 5 step | REC Eventi
19 Marzo 2021

Vuoi sapere come organizzare un evento aziendale? Se hai risposto di sì, sappi innanzitutto che si tratta di un’esperienza faticosa, che però può rivelarsi molto appagante. Per riuscire nell’intento, dovresti cominciare da una precisa pianificazione degli step da seguire. Per ottenere un risultato di qualità, abbina i nostri suggerimenti ad una buona dose di creatività e vedrai che ce la farai!

I 5 step da non sottovalutare

Chi vuole scoprire come organizzare un evento aziendale dovrebbe:

  1. Determinare l’obiettivo dell’evento e definire il budget da utilizzare.
  2. Stabilire quale sarà il team per l’organizzazione e quali saranno i relatori.
  3. Scegliere la location.
  4. Elaborare un programma.
  5. Promuovere l’evento.

Questi sono i 5 passi fondamentali da seguire. Ognuno di essi racchiude in sé specifiche attività e permette di portare a termine le altre operazioni con successo. Serve una pianificazione attenta e dettagliata. Perciò, non sottovalutare l’importanza di preparare un progetto accurato.

Obiettivo e budget

Ora che sai come organizzare un evento aziendale partendo da 5 step principali, è opportuno entrare un po’ più nello specifico, non sei d’accordo? Iniziando da questo presupposto, possiamo dire che ogni evento viene organizzato con uno scopo. Quindi soffermati un attimo a pensare: perché lo stai organizzando? Questo ti aiuterà a pianificare tutto nel dettaglio, ma anche a concentrarti di più e a motivarti quanto basta per raggiungere il tuo obiettivo.

In seguito, definisci il budget per capire quello che puoi e non puoi fare. Organizza l’evento con il budget disponibile, ma tieni da parte un piccolo “gruzzolo” per gli imprevisti (ci sono sempre!).

Come organizzare un evento aziendale? Grazie ai professionisti giusti!

La buona organizzazione di un evento deve prevedere un team di persone che lavorano alla sua riuscita. In questo caso parliamo di professionisti esperti, ognuno di un settore (logistica, comunicazione, produzione, sicurezza, etc.). Ognuno dovrà avere le competenze adatte a svolgere il proprio compito. Richiedere il supporto di personale specializzato potrà aiutarti ad organizzare un evento ad hoc.

Location

Per chi vuole capire come organizzare un evento aziendale, è importante anche sapere che per la perfetta riuscita di un evento, la scelta della location è essenziale. Deve avere le dimensioni giuste per accogliere comodamente invitati e organizzatori, essere facilmente raggiungibile ed essere dotata di servizi per persone diversamente abili. Ti consigliamo di eseguire un attento sopralluogo prima di prendere una decisione. Facendo così, potrai stabilire gli spazi adatti alle diverse attività da svolgere durante l’evento e verificare che sia presente tutto il necessario per la sua riuscita.

Nel caso decidessi di organizzare un evento online, la piattaforma per lo streaming sarà la tua location. Pertanto, in questa eventualità la scelta della piattaforma sarà molto importante. Dai social alle piattaforme più avanzate, come ad esempio Zoom, ci sono tante soluzioni tra cui poter scegliere in base alle esigenze, al numero di partecipanti, al budget disponibile, etc.

Programma dettagliato

Stila un programma dell’evento con una cronologia dettagliata delle attività della giornata. Includi una pausa pranzo e alcuni break durante la giornata. Se il budget, i DPCM e il tipo di evento lo permettono, valuta anche la possibilità di proporre un party di networking o una cena finale.

Come organizzare un evento aziendale in 5 step | REC Eventi

Come organizzare un evento aziendale: la promozione e non solo

In fase di organizzazione, se l’evento aziendale è destinato ad un determinato pubblico di riferimento, non dimenticarti di studiare un’adeguata promozione dell’evento. Oltre agli inviti, utilizza i social media. Grazie ad essi potrai far conoscere il programma e creare quel senso di attesa che porta gli invitati a non vedere l’ora di partecipare. Prevedi anche una diretta streaming per proporre la giornata a chi non può partecipare fisicamente. Quest’ultima soluzione è ottima non solo per gli eventi pubblici, ma anche per quelli destinati alla comunicazione interna, ad esempio per il consolidamento del team e della forza vendita.

Se vuoi sapere come organizzare un evento aziendale, questi sono sicuramente gli step da non sottovalutare. Non dimenticarti dell’attrezzatura e dell’allestimento: per l’evento fisico e per il live streaming, puoi chiedere aiuto al nostro staff. Ti aspettiamo!

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