L’organizzazione e l’allestimento di una convention richiedono impegno e cura dei dettagli, soprattutto se vogliamo che l’evento sia indimenticabile. Questo tipo di evento potrebbe rappresentare un’ottima pubblicità per una nuova attività o, dopo due anni di pandemia, un trampolino di rilancio per la tua azienda. Con questi presupposti, ecco dei consigli utili che ti aiuteranno ad offrire il meglio ai tuoi ospiti e a capire come comportarti per quanto riguarda l’allestimento di una convention.
Consiglio n.1 – Attenzione al budget
Calcola prima di tutto il budget che hai a disposizione per l’organizzazione della tua convention. Avere una somma ristretta non vuol dire necessariamente ottenere un risultato scadente. La semplicità è spesso una carta vincente.
Consiglio n.2 – Scegli bene la location
La scelta dello spazio è al primo posto per la buona riuscita dell’evento. In base al numero delle persone previste alla convention ci si dedicherà alla ricerca dell’ambiente ideale, al chiuso o all’aperto, che sia in grado di ospitare comodamente i partecipanti. Questo è sicuramente uno dei primi passi da non sottovalutare quando si tratta di eseguire l’organizzazione e l’allestimento di una convention.
Consiglio n.3 – Progetta accuratamente la disposizione dei posti a sedere
Una volta che avrai trovato la location, dedicati alla sistemazione dei posti a sedere. Nel caso di un locale rettangolare, per esempio, è bene allestire il palco sul lato lungo della sala, in modo che il pubblico abbia una visuale perfetta da qualsiasi punto. Disporre le sedie ad anfiteatro sarà utile nel caso in cui la convention preveda la proiezione di slide su un grande schermo.
Durante l’allestimento di una convention, qualora sia previsto l’ingresso di artisti, sarebbe bene lasciare libero un corridoio centrale tra i posti a sedere.
Consiglio n.4 – Una parte dell’allestimento di una convention va delegata ad un’ottima ditta di catering
Conquista gli ospiti della tua convention con buon cibo e bevande di qualità, soprattutto se dovessi optare per un orario vicino al pranzo o alla cena. In ogni caso non dimenticare di contattare una buona ditta di catering e di fare in modo che possa allestire tutto in maniera esemplare. Si potrà dedicare una parte della location all’area ristoro e rendere l’evento ancora più piacevole.
Ricorda sempre: che si tratti dei tuoi dipendenti o di vecchi e nuovi clienti, accontentare i palati ti assicurerà buona parte del successo!
Consiglio n.5 – L’allestimento tecnico è fondamentale
I dettagli da un punto di vista estetico fanno la differenza, ma quelli tecnici possono farla ancora di più quando si tratta dell’allestimento di una convention. Pertanto affidati ai professionisti del settore: sono loro che dovranno scegliere e posizionare bene luci, strumentazione audio e video. Gli esperti nell’ambito dell’allestimento tecnico potranno conquistare i tuoi ospiti con grandi ledwall, un’illuminazione eccellente e non solo.
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