Se hai in progetto di organizzare una o più videoconferenze, ci sono alcune cose che dovresti sapere. Non conoscere i principi fondamentali può infatti fare la differenza… tra l’organizzare una video call di successo o un completo fiasco! Non si tratta solo di usare strumenti digitali sofisticati, ma di programmare l’evento stabilendo obiettivi e strategie. Con questi presupposti, ecco 3 suggerimenti per organizzare al meglio le tue videoconferenze.
Consiglio n.1 – Stabilisci il tuo obiettivo
Ti è mai capitato di assistere ad una videoconferenza e alla fine della stessa ti sei chiesto… “e quindi?”. Oppure ti è capitato di esserti annoiato o distratto, o peggio di esserti disconnesso perché quello che veniva detto proprio non ti interessava? Se è così, probabilmente chi la gestiva non aveva chiaro in mente l’obiettivo del suo evento.
Ad esempio, le videoconferenze per la formazione aziendale devono proporre una comunicazione e delle informazioni di un certo tipo, a seconda del target di riferimento e delle aspettative di quest’ultimo. Bisogna saper mantenere alta l’attenzione dei partecipanti e chiedere spesso il loro feedback. Una video call per un possibile contratto di lavoro deve invece lasciare poco spazio all’interlocutore e puntare sulla comunicazione persuasiva e sul marketing.
Quindi, come prima cosa, stabilisci quello che vuoi ottenere dalle tue videoconferenze. In questo modo potrai usare le strategie di comunicazione più idonee per raggiungere gli obiettivi che ti sei prefissato.
Consiglio n.2 – Procurati tutta la strumentazione necessaria in netto anticipo
Per organizzare una videoconferenza non occorre poi tanto, ma quello che usi deve essere all’altezza del tuo progetto. Immagina che disastro se la connessione cadesse continuamente o se l’audio fosse pessimo. Ancora peggio, pensa a cosa accadrebbe se avessi intenzione di mostrare delle slides… ma all’ultimo momento dovessi accorgerti che la piattaforma che hai scelto non le supporta!
I tools fondamentali sono un pc con uno schermo ad alta risoluzione, una connessione veloce, delle cuffie e dei microfoni non amatoriali ma professionali, e soprattutto una piattaforma smart. Zoom è un ottimo esempio, ma anche Meeting di Google è una soluzione molto valida per le videoconferenze. Lo stesso vale per Teamsview. Ciò che conta è che tu possa gestire il numero di utenti che avevi prefissato ed inviare gli inviti via mail con estrema facilità.
Consiglio n.3 – Fai dei test
Prima della data prefissata, fai una simulazione. Non sottovalutare questa possibilità e fai questa prova, magari collegandoti con un collega. Questa prova generale ti consentirà di capire se tutto funziona, se sai come muoverti davanti alla webcam, se conduci un discorso fluente e se riesci ad arrivare al tuo obiettivo. Questo step si rivelerà davvero molto utile!
Un suggerimento finale per le tue videoconferenze? Non sottovalutare il supporto dei professionisti!
Soprattutto nel caso tu non abbia mai organizzato delle videoconferenze grazie al live streaming, devi ricordare una cosa: tra il dire e il fare c’è di mezzo il mare! Proprio per questa ragione, i professionisti del settore possono diventare i tuoi più grandi alleati. Metti alla prova il team di REC Eventi: con i nostri servizi potrai sfruttare appieno il live streaming e raggiungere tutti i tuoi obiettivi!