Organizzazione di eventi aziendali: cosa serve e cosa dovresti sapere?

organizzazione eventi aziendali
6 Novembre 2020

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Sei alla ricerca di informazioni che riguardano l’organizzazione di eventi aziendali? Se hai risposto di sì, ti trovi proprio nel posto giusto. In questa guida ti illustreremo cos’è un evento aziendale, come si organizza è tutto ciò che dovresti sapere a riguardo.

Evento aziendale: cos’è e perché organizzarlo

Un evento aziendale è un incontro tra persone che condividono lo stesso lavoro. In questa definizione rientrano quindi le convention, i meeting, le cene d’affari oppure i semplici party per acquisire nuovi clienti. Da questo si evince che l’organizzazione degli eventi aziendali non è un’operazione così semplice: può differenziarsi in base al tipo di evento, ai partecipanti e agli obiettivi da raggiungere.

Conseguentemente, ogni tipologia di appuntamento prevede la necessità di eseguire determinati passaggi per la sua organizzazione. In ogni eventualità, però, è necessario considerare dei passaggi chiave.

Organizzare eventi aziendali: la prima fase

Dovresti sapere che è possibile dividere l’organizzazione di un evento in due fasi ben distinte, ovvero il pre-evento e l’evento stesso. La prima fase si concretizza nella progettazione. Si parte quindi da un briefing, che consentirà di fare un brainstorming con i collaboratori. In questo passaggio si potranno raccogliere tutte le idee riguardanti l’evento e, se necessario, si dovranno ascoltare le linee guida di clienti, sponsor e collaboratori esterni.

Durante la progettazione si dovrà altresì stabilire il budget, fondamentale per l’organizzazione di eventi aziendali ben fatti. Avere un’idea di budget consentirà di tenere tutto sotto controllo e di organizzare un evento completo. Si potrà comprendere ciò che è possibile fare, eseguire modifiche e magari cercare, ove possibile, soluzioni più convenienti ma comunque di qualità.

Altri passaggi da eseguire durante la prima fase di progettazione

In questa prima fase sarà opportuno creare una squadra. Scegli persone di cui ti fidi, che siano predisposte al lavoro e che si impegneranno davvero per la realizzazione di un ottimo evento. Dopodiché, sarà il momento di trovare una location adatta.

Per fare la scelta giusta è importante tenere a mente il numero di partecipanti all’evento, in modo che ci sia spazio sufficiente per tutti. Questo sarà utile sia per gli eventi fisici, che dovranno ospitare tante persone, che per quelli online. In quest’ultima eventualità sarà fondamentale trovare un posto che offra il giusto spazio per i relatori e per i tecnici esterni.

Alla fine di questa prima fase, segna tutto in una lista, così da non dimenticare nulla, dalle esigenze dei clienti ai fornitori da contattare. L’organizzazione degli eventi aziendali è tutto questo e molto altro.

organizzare evento per azienda

 

La seconda fase: la realizzazione degli eventi aziendali

Una volta terminato il progetto si dovrà passare alla vera e propria realizzazione dell’evento. Questo vorrà dire chiamare i professionisti del settore, scegliere l’allestimento, procurarsi tutta l’attrezzatura necessaria e inviare gli inviti… Da questo momento fino al termine dell’evento, si dovrà fare il massimo per gestire al meglio i problemi e gli imprevisti, per evitare errori e per fare in modo che fili tutto liscio.

In questo caso potrai contare sul nostro team. Dall’allestimento al noleggio delle attrezzature, dalla realizzazione della regia video all’installazione di spettacolari ledwall, siamo a tua disposizione. Rendere ottimi gli eventi aziendali dei nostri clienti è il nostro forte. Non esitare a metterci alla prova!

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